Sekretaris

 Sekretaris

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat menyurat termasuk penyimpanan dokumen bagi seorang pejabat pimpinan organisasi.

Sekretaris juga dapat diartikan sebagai sebagai seorang pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinannya. Disimpulkan bahwa sekretaris adalah orang yang memegang rahasia perusahaan yang tugasnya membantu pimpinan untuk kelancaran tugasnya.

•   Sekretaris Berdasarkan Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab:

1.      Sekretaris Eksekutif

     Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang juga berfungsi sebagai manajer karena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umumnya merupakan sekretaris untuk satu unit organisasi.  

2.      Sekretaris Pribadi

    Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan.

• Sekretaris Berdasarkan Kemanpuan Dan Pengalaman Kerja:

a)      Sekretaris senior

   Sekretaris senior adalah sekretaris yang sudah memiliki banyak pengalaman yang mantap, dapat berdiri sendiri dalam mengatasi masalah yang timbul di dalam pelaksanaan tugasnya.

b)     Sekretaris junior

   Sekretaris junior adalah sekretaris yang baru memulai kariernya atau baru bekerja dan belum mempunyai banyak pengalaman karena ia baru keluar dari pendidikan sekretaris.

• Tugas -tugas Sekretaris dikelompokkan dalam 4 (empat) kegiatan, antara lain:

a)      Tugas rutin yaitu tugas yang tidak memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Contohnya: tugas pengurusan surat, menerima tamu, tata kearsipan, membuat jadwal kerja pimpinan, dan menerima telepon.

b)     Tugas khusus yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan menginginkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Contohnya : membuat perjanjian, mengirim faximile.

c)      Tugas yang bersifat kreatif yaitu tugas yang berasal dari inisiatif sekretaris itu sendiri. Biasanya hal – hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang menunjang atau mendukung kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.

d)     Tugas untuk melakukan hubungan dan kerjasama yaitu tugas yang berhubungan dengan manusia, yang didalamnya meliputi: tugas rutin, khusus, maupun tugas kreatif.

• Kegiatan – kegiatan tersebut meliputi:

a)        Bertelepon

Etika umum dalam bertelepon, antara lain:

a)    Angkatlah pesawat segera setelah telepon berdering, jangan lebih dari tiga kali.

b)   Ucapkan salam (selamat siang, malam, atau pagi), dan sampaikan identitas diri (nama bagian atau perusahaan), serta hindarkan kata hallo.

c)     Berbicaralah dengan nada atau intonasi yang baik, serta volume suara yang tidak terlalu keras (mempesona).

d)   Apabila salah sambung, berlakulah sopan dan tunjukkan yang benar apabila mengetahui alamat atau nomor pesawat yang dituju.

e)    Jangan meletakkan pesawat telepon sebelum orang yang bertelepon meletakkan pesawat telepon terlebih dahulu.

b)   Reception

 

Prinsip dasar dalam menjalankan tugas sebagai reception adalah menghormati setiap tamu yang datang di kantor dan sikap menolong. Menanyakan dan mencatat nama perusahaan serta tujuan kedatangan.

c)    Korespondensi

Sekretaris dituntut mampu menyusunnya dengan akurat dan berkualitas. Faktor terpenting dalam surat, di samping penggunaan bentuk surat, jenis kertas atau sampul adalah pemakaian kata dan penyusunnya yang member kejelasan pada penerima surat, di samping itu surat harus dibuat sebagai alat penyampaian pesan yang berkepribadian.

d)   Reservation

Bagian lain tugas sekretaris adalah mengatur perjalanan, makan siang atau malam, hotel, rapat, pembawa acara, dan sebagainya. Tugas tersebut harus siap dilakukannya setiap saat bahkan pada detik – detik terakhir karena selalu ada kemungkinan yang tidak terduga, seperti: tamu yang datang dengan tiba – tiba, gagal memenuhi janji, dan rapat mendadak.

e)    Layanan kilat

Kontribusi yang penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer yaitu mengambil alih tugas – tugas kecil menanggulangi interupsi, sehingga atasan dapat berprestasi maksimal. Kegiatan sekretaris dalam organisasi, antara lain:

1.    Kalender atasan

2.    Dictation (dekte)

3.    Memproses persiapan perjalanan pimpinan 

4.    Penampilan kantor

5.    Pekerjaan rutin

6.    Membuat laporan

7.    Rapat (meeting)

8.    Pengarsipan